Management de proiect. Echipele IMAGO
Autor: Andy Szekely, 2004 | contact | website | astc.ro

Formarea grupurilor de lucru
Organizarea managementului de personal cunoaste in occidentul mileniului trei rasturnari spectaculoase. O caracteristica a acestor tendinte este flexibilitatea cu care firmele se pliaza pe noile oportunitati si proiecte prin crearea de echipe specializate.

Aceasta perspectiva a evolutiei afacerilor face din managementul echipei de proiect in Romania o necesitate a zilelor noastre.

Imago-ul grupului
Eric Berne, fondatorul Analizei Tranzactionale, a dezvoltat o teorie a dinamicii de grup care are profunde radacini psihologice* si excelente aplicatii in management.

Grupurile pot fi privite ca structura publica – ceea ce este cunoscut indeobste despre un anumit grup, atat de catre membrii sai cat si de catre outsideri. Pe de alta parte , grupurile pot fi tratate ca structura privata, adica perceptia grupului prin ochii fiecarui membru in parte.

Imago-ul de grup este de fapt un model functional al structurii private a grupurilor. Dupa Berne, Imago-ul este o imagine mentala a relatiilor dinamice dintre oamenii care formeaza un grup , inclusiv liderul grupului, specifica fiecarui membru in parte.

Fortele care actioneaza in grupuri
Echipele in formare pot fi evaluate prin prisma energiilor / fortelor constructive sau distructive care actioneaza asupra lor:

Presiunea externa – amenintarile sau asteptarile celor din afara grupului pot actiona distructiv daca grupul nu este coagulat suficient. De exemplu, membrii unui consiliu de administratie care au decis formarea unei echipe de proiect pot furniza asteptari nerealiste asupra echipei si astfel sa subrezeasca performanta grupului.
Agitatia interna – pe masura ce echipa se formeaza, membrii sai isi aroga anumite pozitii sau roluri in grup. Inconstient sau nu, indivizii aduc cu ei nevoia de a-si satisface anumite dorinte, lucru care nu coincide cu scopul grupului sau cu interesele celorlalti membri, generand astfel tensiuni inerente.
Coeziunea de grup – pe masura ce membrii grupului se aliniaza scopului propus, acestia concep reguli pentru facilitarea drumului de parcurs. Cu cat scopul grupului este mai bine precizat, iar membrii sai mai motivati, cu atat coeziunea grupului este mai mare.

Pe axa agitatie – coeziune constatam in echipa de lucru un proces de ajustare caracterizat de tensiune intre dorintele individului si modul in care el priveste realizarea obiectivelor grupului. Ajustarea se concretizeaza adesea prin modificarea imaginii initiale (Imago-ului persoanei) asupra realitatii “din teren” dupa ce a luat contact cu aceasta.

O alta posibilitate este pastrarea Imago-ului initial si incercarea de a modifica structura grupului sau, mai dramatic, parasirea grupului ori incercarea de a-l distruge.

Jocurile politice furnizeaza numeroase exemple de acest gen prin crearea de aripi dizidente sau reformatoare in partide sau prin desprinderea unor factiuni si crearea de partide noi. Mai putin mediatizate decat in sfera politicii, la noi in afaceri dinamica grupurilor este similara. Fenomenul desprinderii dintr-o intreprindere de stat a unui grup de salariati care intemeiaza o afacere pe cont propriu (de multe ori mai profitabila) are printre explicatii si procesul de ajustare.

Acest proces se desfasoara in patru stadii, de la perceptia intuitiva a individului asupra echipei in care urmeaza sa intre si pana la conturarea grupului organizat (etapele IMAGO):

Imaginarea
Inainte de a intra intr-o echipa fiecare persoana isi creaza o imagine mentala a grupului respectiv. Este un rezultat al asteptarilor logice sau al ideilor preconcepute despre grup in general, bazat pe experientele anterioare.
Mobilizarea
Intalnirea cu ceilalti membri din grup modifica felul in care ii percepem si declanseaza diferentierea ca urmare a preferintelor sau antipatiilor noastre. Asteptarile si sentimentele noastre bazate pe experientele trecute sunt mobilizate si transferate la persoanele din grupul nou.
Apropierea
Aceasta etapa devine operativa in momentul in care ne clarificam pozitia fata de liderul grupului. Avem nevoie de aceasta lamurire pentru a sti cum sa ne comportam fata de ceilalti membri ai grupului. Comportamentul managerului echipei devine un ghid pentru relatiile intre colegii din grup.
Grupul
Organizat
Gradul de detaliere a informatiei despre grupul din care face parte devine suficient de mare pentru ca individul sa poata relationa in cunostinta de cauza. Chiar daca nu au ajuns la aceleasi concluzii in urma ajustarii Imago-ului lor, membrii echipei au asteptari comune legat de modul de functionare a echipei in viitor.

Rezultatul de dorit este grupul care ofera un climat de incredere in care membrii sai lucreaza interactiv pentru a realiza un obiectiv comun.

Constructia echipei
Managerii echipelor de proiect au la dispozitie etapele IMAGO pentru a gestiona eficient grupul respectiv in scopul realizarii obiectivelor propuse. Desi aceste stadii nu sunt diferentiate prin granite foarte precise, caracteristicile lor sunt usor observabile.

Prezentarea modelului membrilor echipei poate fi un foarte bun inceput pentru crearea coeziunii de grup. Simplul fapt ca indivizii devin constienti de Imago-ul grupului este folositor. Prin monitorizarea evolutiei Imago-ului membrii echipei pot elimina reactiile negative pripite considerand ca normale unele tensiuni care apar.

In faza imaginarii (Imago-ul predefinit), managerul trebuie sa fie constient de riscurile destramarii echipei. Noii membri sunt foarte preocupati de natura si limitele obiectivelor de realizat, precum si de relatia cu liderul grupului (in multe cazuri este singura persoana dinainte cunoscuta). Indivizii vor decide in baza Imago-ului daca doresc sa faca echipa cu ceilalti sau nu. Liderul grupului trebuie sa ofere informatiile necesare luarii acestei decizii in cunostinta de cauza. Altfel, daca membrii constata ca nu au destule informatii in Imago-ul lor – pentru a decide in ce relatii se angajeaza – se instaleaza starea de confuzie in grup.

In faza a doua, (Imago-ul adaptat), membrii grupului se simt mai in siguranta si incep tensiunile intre nevoile diferite ale indivizilor si necesitatea coagularii grupului. Managerul trebuie sa urmareasca atent pe axa agitatie – coeziune momentul aparitiei acestor tensiuni si sa le canalizeze spre o rezolvare rapida. Asertivitatea si empatia sunt esentiale pentru manager in depasirea acestui stadiu. Este o etapa importanta pentru lider intrucat aici apare contestarea pozitiei acestuia – din dorinta asumarii acestui rol de catre alte persoane. O alta reactie posibila poate fi pasivitatea sau blazarea membrilor grupului.

Managerii pot chiar provoca aceasta etapa atunci cind intarzie sa apara. Motivatia unei astfel de manevre este tendinta de a se produce tensiuni in stadii ulterioare ale procesului de grup. In aceasta situatie intarzierea atingerii obiectivelor este implicatia cea mai simpla, dar se poate ajunge chiar la destramarea echipei cu costuri mult mai mari.

In etapa de apropiere (Imago operativ) membrii grupului isi definitiveaza relatiile cu liderul si ierarhiile operationale. De aceea un mare atu in parcurgerea acestei etape este o structura organizatorica foarte clara si capacitatea liderului de a actiona ca un facilitator. De asemenea, managerul va continua sa fie un model comportamental pentru relatiile din cadrul grupului. O atentie deosebita trebuie acordata normelor si regulilor create de conducatorul echipei pentru a evita competitia nesanatoasa intre colegi.

Grupul organizat (Imago-ul ajustat) este cadrul inaltei performante. Coechipierii lucreaza relaxat si interactiv, intr-un climat de incredere si asertivitate. Satisfactia rezultatelor obtinute prin munca acestui gen de echipa este mult mai mare decat la grupurile in formare. Pentru lider este o satisfactie dubla – a celui care obtine rezultate cu echipa sa si a celui care a facut posibil acest lucru prin construirea echipei.

Performanta grupului depinde asadar de stadiul sau de dezvoltare. Mai mult, chiar existenta echipei este o problema in discutie in fiecare stadiu, chiar daca riscurile sunt mai mici in faza de grup organizat. Aceasta etapa nu este insa atinsa de toate echipele de proiect. Asa cum unii oameni raman blocati in relatiile cu partenerii lor, grupurile pot ramane blocate intr-un anumit stadiu de dezvoltare, acumulind energii negative care pana la urma distrug structura organizatorica.

Marele merit al managerului performant este identificarea acestor amenintari si gestionarea lor pentru a impulsiona evolutia echipei catre grupul organizat.

Referinte:
Julie Hay – "Working it Out at Work", Sherwood publishing, 1993
R. Napper, T. Newton – "TACTICS", TA Resources, 2000
Eric Berne – "Principles of Group Treatment", Shea Books, 1994

* IMAGO = imagine a unei persoane asociata experientelor precoce cu o puternica incarcatura afectiva. Imago actioneaza ca o prisma deformatoare (tendinta de a vedea la anumite persoane din anturaj caracteristicile esentiale ale imaginii pastrate), ne orienteaza simpatiile si ne comanda, in parte, relatiile personale. ("Larousse – Dictionar de Psihologie", Ed. Univers Enciclopedic, Bucuresti, 2000)